اجعل تتبع الأدلة وراء القرار أكثر وضوحًا.

ابدأ من ضابط المشروع المعني والمسؤول عنه. حدد الأشخاص المؤهلين لتقديم الأدلة، واضبط الموعد النهائي، واشرح المادة المطلوبة وإرشادات التقديم ومعايير القبول. يمنح الطلب مقدم الدليل مهمة واضحة، بدلًا من البحث عن ملف قد لا يخدم الغرض.

يستجيب سام للطلب بتقديم المادة ووصف ما تدعمه. يحتفظ السجل بالشخص الذي قدمها والطلب والضابط المرتبط بها. رفع الملف يجعله متاحًا للمراجعة؛ ولا يمنحه الاعتماد أو يثبت بمفرده كفاية المادة لكل ما يتعلق بالضابط.

يفحص مراجع غير الشخص الذي رفع الملف النسخة المقدمة. يعتمدها أو يطلب تعديلات، مع الاحتفاظ بالملاحظات وتواريخ الصلاحية ذات الصلة. يوضح القرار نتيجة مراجعة هذا الدليل، لكنه لا يصدق على كل المتطلبات في المؤسسة أو جميع الأطر الأخرى.

عند طلب تغييرات، يعالج مقدم الدليل الملاحظات ويرسل نسخة بديلة. تبقى الملاحظات والسجلات السابقة متاحة، وينظر المراجع في التقديم الجديد. يظل الدليل المعتمد للقراءة فقط؛ فمسار إعادة التقديم العام مخصص للدليل الذي أعيد لطلب التعديل.

في مصفوفة الضوابط المتكاملة، حدد الدليل المصدر والضابط المستهدف والنطاق وفترة التقييم المكتملة. تعد المواءمات وقرارات الانطباق السارية شروطًا مسبقة. وتحتاج إعادة الاستخدام إلى اعتماد مستقل خاص بها؛ فاعتماد المواءمة وحده لا يجيز استخدام الدليل في الوجهة الجديدة.

اجمع الأدلة المسموح بها والمراجع ذات الصلة. تحقق من النسخ الحالية والاعتماد قبل ختم الحزمة. امنح المدقق صلاحية المشروع المناسبة وحدد مدتها. الفحص والختم والتصدير إجراءات مختلفة؛ ونسبة التحضير ليست نتيجة تدقيق أو رأيًا مهنيًا صادرًا عن المدقق.