Administrador do tenant
Veja a versão e os seus responsáveis.
O painel de Alex identifica Maya como responsável, a sua aprovação, a versão 1.0 e a próxima data de revisão. Consulte a publicação ou inicie uma revisão ou campanha separada.
Dê a cada política vida para além da publicação.
Ligue a versão aprovada, o responsável e as pessoas que devem aplicá-la.
Aprovação independente · AlexUma decisão tomada por alguém diferente do responsável.
Versão 1.0 · PublicadaO documento controlado que as pessoas recebem.
Confirmação de leitura · SamA resposta explícita de um colaborador a essa versão.
Publicar o documento é apenas o início.
Maya atualiza as regras de acesso ao processamento salarial. Alex revê o documento antes da publicação; depois, Sam e Omar precisam de compreender as suas responsabilidades. Cada pessoa tem uma tarefa diferente. O estado publicado não indica quem confirmou a leitura.
Atribua um responsável ao rascunho.
Defina o responsável e um aprovador diferente, escolha o documento de origem e estabeleça as datas de entrada em vigor e revisão.
Responsável pela políticaComo funciona
Defina o responsável e um aprovador diferente, escolha o documento de origem e estabeleça as datas de entrada em vigor e revisão. Antes da aprovação, a origem deve passar pelos controlos de segurança e pela revisão da biblioteca documental. A política é gerida em toda a organização.
Submeta a revisão independente.
A submissão coloca o rascunho em revisão e impede a edição normal.
Responsável, depois aprovador independenteComo funciona
A submissão coloca o rascunho em revisão e impede a edição normal. Nem o responsável nem quem submeteu o rascunho podem aprovar a própria política. O revisor pode devolvê-la com um motivo ou aprovar essa versão exata.
Publique a versão aprovada.
A publicação é uma ação separada.
Aprovador autorizado ou administrador do tenantComo funciona
A publicação é uma ação separada. A versão aprovada e o registo de integridade têm de continuar a corresponder. Uma origem alterada exige outra revisão. Publicar estabelece o documento controlado; não inicia uma campanha de confirmações nem regista respostas.
Escolha quem deve responder.
Inicie uma campanha para a versão publicada.
Administrador de políticasComo funciona
Inicie uma campanha para a versão publicada. Pré-visualize as pessoas, confirme os destinatários e defina um prazo. Os públicos organizacionais usam atribuições explícitas. A campanha conserva esse público; contratações ou alterações posteriores não o modificam silenciosamente.
Peça uma resposta explícita.
O colaborador abre a publicação atribuída e confirma expressamente que a leu e compreende as suas responsabilidades.
Colaborador designadoComo funciona
O colaborador abre a publicação atribuída e confirma expressamente que a leu e compreende as suas responsabilidades. Pode, em alternativa, colocar uma questão ou pedir uma exceção. Abrir o documento ou resolver uma questão nunca conta como confirmação de leitura.
Acompanhe e volte a rever.
Reveja pessoas pendentes, pedidos e exclusões.
Responsável e administrador da políticaComo funciona
Reveja pessoas pendentes, pedidos e exclusões. Registe as resoluções e a validade das exceções; conserve os motivos das exclusões. Quando o conteúdo mudar, crie uma revisão num rascunho separado e planeie a distribuição. Publicações e respostas anteriores permanecem no histórico.
Leia o detalhe por trás do estado.
Escolha um registo. Veja o significado, quem responde e o que falta fazer.
Ler toda a história do registo
Veja a versão e os seus responsáveis.
Administrador do tenantO painel de Alex identifica Maya como responsável, a sua aprovação, a versão 1.0 e a próxima data de revisão. Consulte a publicação ou inicie uma revisão ou campanha separada.
A política de acesso ao processamento salarial v1.0 está publicada; as respostas dos colaboradores pertencem a uma campanha separada.
Abrir o ecrã original do produtoDois destinatários. Duas responsabilidades individuais.
Administrador do tenantSam confirmou a versão 1.0; a resposta de Omar continua pendente. O prazo, as respostas em falta e os lembretes permitem um acompanhamento específico. As mensagens continuam em fila porque o envio de e-mail não está configurado.
Campanha: 1 de 2 confirmações recebidas. É o progresso das respostas, não uma pontuação de conformidade.
Abrir o ecrã original do produtoSam pode consultar o que confirmou.
Colaborador designadoMais tarde, o histórico de Sam conserva a confirmação da versão 1.0, a hora e a declaração. Pode consultar a política e descarregar o comprovativo. A sua resposta não conclui a atribuição separada de Omar.
Confirmação de Sam relativa à v1.0 conservada. O comprovativo regista a resposta; não é um certificado de formação.
Abrir o ecrã original do produto
Um acompanhamento suficientemente específico para agir.
Ligue a decisão documental, o público previsto e a resposta individual sem confundir os seus significados.
As questões continuam visíveis.
As questões e os pedidos de exceção chegam ao responsável. Uma resolução registada pode explicar a decisão e a data de validade, mas não confirma a leitura em nome do colaborador.
O público tem um histórico.
A campanha conserva as pessoas escolhidas no lançamento. Use uma campanha subsequente revista para novos colaboradores ou distribuições repetidas. A designação de um departamento ou o seu responsável não determinam, por si só, a pertença ao público.
As revisões preservam o registo anterior.
Crie um novo rascunho a partir da política publicada e repita a revisão e publicação. Retirar uma publicação obsoleta cancela as campanhas abertas, preservando versões e respostas anteriores.
A confirmação de leitura tem um significado preciso.
A conclusão mede respostas explícitas dos destinatários obrigatórios. Não certifica compreensão, formação ou conformidade. As exclusões continuam visíveis. As contas apenas para confirmações têm acesso restrito e quotas próprias no plano; não recebem o espaço GRC completo.
Perguntas que vale a pena fazer.
O responsável pode aprovar a própria política?
Não. Nem o responsável nem quem submeteu o rascunho podem aprová-lo. Um revisor independente habilitado deve aprovar o documento antes da publicação.
Uma nova versão herda as confirmações anteriores?
Não. A revisão começa como um rascunho separado. As respostas anteriores ficam associadas à sua publicação; a nova versão exige um público e uma campanha próprios.
Os lembretes garantem a entrega do email?
Não. O email exige envio configurado e processamento agendado. O exemplo apresenta mensagens em fila. O progresso da campanha e a aceitação pelo fornecedor não provam a entrega ao destinatário.
Um administrador pode confirmar a leitura por todos?
Não. Cada colaborador designado regista a sua própria confirmação. Os administradores podem resolver pedidos ou justificar exclusões, mas não transformar essas ações numa confirmação do colaborador.
Siga uma política do rascunho à resposta.
Controle a versão, escolha os destinatários e conserve as decisões e respostas seguintes.